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信息网络中心档案管理制度

发布时间:2013-05-07     责任编辑:陈婉      来源:信息网络中心     浏览次数:

一、总则

为加强本部门档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为学院发展服务,特制定本制度。

二、文件材料的收集管理

本部门指定专人负责文件材料的管理。

三、归档范围

1.重要的会议和活动材料,包括会议和活动的通知、报告、总结、典型发言、会议记录等。

2.本部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

3.国家级、省级、市级、院级方面的重要文件材料。

4.反映本部门和学院重要活动的简报、照片、录音、录像等。

5.购买金额超过两万元以上物品的说明书。

6.本部门的物品统计资料。

四、归档要求

1.按年度时间顺序整理文件材料。

2.每个档案盒里的目录档案管理人员电脑里都应该备份保存,而且内容必须完全一致,目录里需将各项内容逐一填写完整、清楚。3.收集的文件材料等需规范格式,文章标题要求是方正小标宋简体二号字,一级项目是三号黑体字,二级项目是三号楷体字,三级项目是三号仿宋加粗字,正文是三号仿宋字。

五、档案管理人员职责

1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护本部门档案的完整与安全。

六、档案借阅的注意事项

1.档案只有本学院的教职工可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管领导批准后,方可借阅。

2.档案借阅的最长期限为两周;一般情况不准借阅原件资料,可以借阅复印件;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报主管领导处理。

3.必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,并追究相关人员的责任。

4.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5.必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6.不准转借,必须专人专用。

7.用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

本制度自颁布之日起执行

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2013-5-7

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